Aufbau einer gelungenen Powerpoint Präsentation – Grundlagen

Zur Präsentation von Informationen wird oft das Programm Powerpoint der Firma Microsoft verwendet. Als kostenlose Alternative steht das Programm Impress, enthalten in Open Office, zur Verfügung.

Sie werden schon von Schülern genutzt für das Erstellen von Referaten, später in Studium und Beruf ist es dann eine Selbstverständlichkeit, dass damit gute Präsentationen erstellt werden können.

Die Programme sollen eigentlich das Erstellen von Folien erleichtern. Das aufwändige Kopieren von Papierseiten auf Plastikfolien für den Projektor und das farbige Markieren mit einem Markerstift fällt weg. Andererseits gibt es einige Fettnäpfchen, in die der geneigte Software-Nutzer nun treten kann.
Hier erfahren Sie die Grundregeln, welche für beinahe alle Arten von Präsentationen gelten.

Eine Powerpoint Folie ist keine Tafel

Sie kennen das sicherlich noch aus der Schule – am Anfang einer Schulstunde war die Tafel schön sauber. Am Ende der Stunde hatte der Lehrer dann ein Wirrwarr aus Formeln, Anmerkungen, Zeichnungen und Querverbindungen hinterlassen. An der Tafel ist dies kein Problem. Denn alle Information wird in Echtzeit – Schritt für Schritt – auf die Tafel aufgebracht. Die Geschwindigkeit hängt von der Schreibgeschwindigkeit des Vortragenden ab. Die logische Struktur und Abfolge ist durch die Reihenfolge, in der die Informationen angeschrieben werden, festgelegt und klar.

Anders sieht es bei einer an die Wand projezierten Powerpoint Folie aus: Alle Information wird den Zuhörern auf einen Schlag präsentiert. Logische Verknüpfungen sind nur über Symbole wie Pfeile und Linien oder Kästchen und Ränder erkennbar. Dadurch, dass der Schreibvorgang entfällt und der Computer im Sekundentakt die nächste Folie einblenden kann, besteht zusätzlich die Gefahr, dass die Zuhörer mit Informationen –überflutet– werden. Daraus ergeben sich folgende Empfehlungen:

  • Kurze, treffende Überschriften wählen
  • Nur wenige Informationen pro Folie
  • Jede Folie besprechen und auf alle Inhalte eingehen
  • Pro Folie 2-3 Minuten für die Besprechung einplanen

Diese Punkte werden im Folgenden noch näher erläutert.

Eine treffende Überschrift wählen

Eine gute Folienüberschrift bringt den Inhalt der Folie auf den Punkt. Der Zuhörer soll mit einem Blick erkennen, was ihn nun in den folgenden Minuten des Vortrags erwartet. Die Überschrift sollte daher in eine Zeile passen. Kleine Variationen der Schriftgröße sind als Schummelei erlaubt, wenn die Änderung der Schriftgröße von Folie zu Folie nicht auffällt. Ansonsten besser einen Stichpunkt als Überschrift wählen.

Nur wenige Informationen pro Folie

Als Daumenregel gilt: nur 3 bis 5 Stichpunkte oder kurze Sätze auf einer Folie zeigen. Diese können kurz erfasst werden, während Sie dazu ausführlicher die Hintergründe erzählen. Haben Sie viel Text auf Ihrer Folie, so wissen die Zuhörer nicht, ob sie den Text lesen oder Ihrer Präsentation zuhören sollen. Im schlechtesten Fall verliert Ihr Publikum so den Faden – das schlägt sich natürlich auch in der späteren Bewertung der Präsentation nieder.

Jede Folie besprechen und auf alle Inhalte eingehen

Es klingt trivial, aber allzu oft schon habe ich Präsentationen erlebt, bei denen Informationen auf den Folien standen, die dann in der mündlichen Präsentation nicht erwähnt wurden. Wenn die Informationen nicht wichtig genug sind, um Sie anzusprechen, dann lassen Sie diese besser weg. Sie irritieren sonst Ihr Publikum. Ebenso empfiehlt es sich nicht, Folien einfach zu übergehen. Planen Sie lieber im Vorraus Ihre Zeit gut ein, sodass Sie auf alle Folien ausreichend eingehen können.

Pro Folie 2 bis 3 Minuten einplanen

Auch dies ist eine Daumenregel. Wenn Sie ausreichend Information auf einer Folie haben, dann sollten Sie sich ruhig die Zeit nehmen, alles ordentlich zu erklären. Das braucht seine Zeit. Sprunghafte Präsentationen, auch scherzhaft “Powerpoint-Karaoke” genannt, strapazieren die Nerven der Zuhörer. Daraus ergibt sich, dass ein Zeitrahmen von 30 Minuten als groben Richtwert eine Präsentation mit 15 Folien zulässt.

Achten Sie auf eine ausreichende Schriftgröße

Eine zu kleine Schriftgröße und kleine Bilder ermöglichen zwar viel Information pro Folie – denken Sie aber bitte auch an die Menschen in den hinteren Publikumsreihen, die nicht so gute Augen haben. Und an Brillenträger. Diese danken es Ihnen, wenn alle Informationen aus allen Reihen lesbar sind. Überlegen Sie dazu auch, wie groß die Leinwand ist, auf die projeziert wird. Bei einer großen Vergrößerung können Sie eher eine kleinere Schrift wählen.

Farben haben einen Zweck

Setzen Sie Farben nach Möglichkeit nur sparsam ein. Das gleiche gilt für Spezialeffekte wie umherfliegenden oder blinkenden Text. Diese netten Spielereien erinnern an Homepages der frühen Internetgeneration. Dort war auch alles bunt und blinkte. Einen professionellen Eindruck macht dies natürlich nicht. Farbakzente eignen sich vor allem, um die wichtigsten Punkte auf einer Folie hervorzuheben.

Wenn Sie diese Grundlagen beim Aufbei Ihrer nächsten Powerpoint Präsentation beachten, dann werden Sie deutlich mehr Eindruck bei Ihren Zuhörern hinterlassen.

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